Domande e risposte sull'ufficio dell'ombudsman, sulla procedura di reclamo ai sensi del Supply Chain Due Diligence Act e sul sistema di whistleblower basato su internet presso The Quality Group GmbH e le sue controllate (“TQGG”)
- Che cos'è un ombudsman/ufficio reclami (“sistema whistleblower”)?
TQGG ha nominato un avvocato esterno come difensore civico e persona di contatto per il nostro sistema di whistleblower nel corso della lotta contro le violazioni delle norme legali e/o delle regole interne di conformità aziendale, nonché contro le violazioni dei diritti umani e degli obblighi di diligenza ambientale. L'ombudsman è a disposizione di tutti i whistleblower che desiderano fare una segnalazione confidenziale di irregolarità presso TQGG.
- Chi può contattare il sistema di whistleblower?
Il nostro sistema di whistleblower, gestito dalla nostra ombudswoman, è generalmente disponibile per chiunque possa fornire informazioni su comportamenti illeciti. Può trattarsi di dipendenti, clienti o altri terzi. Accettiamo tutte le segnalazioni che si sospettano di un reato e che rientrano nell'area tematica specificata.
- Su quali argomenti è possibile inviare suggerimenti?
Il sistema di whistleblower è disponibile per la segnalazione di violazioni di leggi e regolamenti, nonché di rischi per i diritti umani e l'ambiente e di violazioni della dovuta diligenza, nella misura in cui questi riguardino la nostra azienda, la nostra area di business o i nostri fornitori lungo l'intera catena di fornitura.
Gli argomenti del contenuto della notifica includono in particolare i seguenti:
- Corruzione, riciclaggio di denaro, corruzione, finanziamento del terrorismo, violazione dei controlli sulle esportazioni
- Comportamento anticoncorrenziale
- Violazione del Codice di Condotta e di altre linee guida interne di TQGG (ad esempio, le linee guida per gli acquisti)
- Sicurezza del prodotto
- Discriminazione, bullismo, diritti fondamentali
- Salute, sicurezza operativa, sicurezza sul lavoro
- Problemi di personale, compresa la non conformità alle istruzioni di lavoro.
- Protezione dei dati e violazioni della sicurezza delle informazioni
- Reati antitrust
- Questioni UE ai sensi della direttiva UE sugli informatori, 2019/1937
- Violazione degli obblighi di diligenza in materia di diritti umani e ambiente.
Il sistema di whistleblower non è destinato ai reclami relativi alle attività operative. Le informazioni segnalate tramite il sistema di whistleblower e relative a questioni che esulano dall'area tematica definita saranno inoltrate alla persona di contatto pertinente, previo consenso dell'autore della segnalazione, oppure sarà indicata la persona di contatto pertinente.
- Come si possono inviare i suggerimenti?
TQGG:
I nostri dipendenti possono rivolgersi in qualsiasi momento ai loro superiori, all'ufficio Risorse Umane, al General Counsel o ad altri dipartimenti dell'azienda per qualsiasi informazione.
Sistema di whistleblower / ombudsman:
Anche i nostri dipendenti, partner commerciali e altre terze parti hanno accesso al nostro sistema di denuncia, che può essere utilizzato per inviare segnalazioni alla nostra ombudsman. È possibile inviare le segnalazioni per telefono, posta, e-mail o di persona.
Avvocato Dr. Kathrin J. Niewiarra, Ombudsfrau
Philippistrasse 11
D-14059 Berlin
TQGG@compliance-aid.com
Le istruzioni possono essere inviate in tedesco e in inglese.
È inoltre possibile presentare segnalazioni al difensore civico tramite il nostro sistema elettronico di denuncia in oltre 26 lingue:
www.compliance-aid-tqgg.hintbox.de
Hintbox
Centro per le relazioni esterne del Ministero federale della Giustizia
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/Kontakt/Kontakt_node.html
- Come si garantisce l'anonimato e si protegge l'informatore?
La protezione e la riservatezza dell'informatore sono componenti essenziali della nostra procedura di reclamo e sono prese molto seriamente da noi. Nel corso dell'intera procedura, vengono sviluppate e adottate misure individuali, caso per caso, per garantire che il whistleblower sia protetto da penalizzazioni o discriminazioni a seguito delle informazioni fornite. I tentativi di intimidire, minacciare o discriminare gli informatori sul posto di lavoro non saranno tollerati. Se subite intimidazioni, minacce o ritorsioni a seguito di una segnalazione, contattate la nostra ombudswoman o i dipartimenti competenti della TQGG.
In quanto avvocato, anche la mediatrice è soggetta al dovere di riservatezza dell'avvocato. I contatti, così come tutte le informazioni e i consigli, saranno trattati con assoluta riservatezza. Ciò è garantito da un accordo separato sulla protezione dei dati con la TQGG in qualità di cliente.
La vostra identità sarà comunicata a TQGG solo con l'esplicito consenso del whistleblower. Se le vostre informazioni dovessero portare a un'indagine da parte delle autorità penali, il vostro anonimato è garantito anche nei confronti di queste istituzioni grazie al dovere di riservatezza dell'avvocato.
- Cosa succede a un suggerimento inviato?
Sintesi:
L'ombudsman esamina le informazioni ricevute ed effettua una prima valutazione legale. Questa sarà trasmessa a Svenja Wachtel, Consulente legale generale del TQGG, per un ulteriore esame dei fatti, a condizione che l'informatore sia d'accordo. È garantita l'assoluta riservatezza delle informazioni. Se le informazioni sono fondate, saranno avviate ulteriori misure. Se le informazioni si rivelano irrilevanti, l'indagine viene chiusa. Inoltre, tutti i dati personali saranno cancellati in conformità alle norme sulla protezione dei dati.
Le singole fasi:
Ricezione dell'avviso
La ricezione della segnalazione viene documentata e l'autore della denuncia riceve una conferma di ricezione da parte dell'ombudsman entro sette giorni al massimo
Revisione dell'avviso
L'ombudsman classifica le informazioni in modo tematico e ne esamina la plausibilità. Se la segnalazione è plausibile, viene inoltrata a Svenja Wachtel, Consulente legale generale, perché chiarisca i fatti mantenendo la riservatezza.
Se l'informatore lo desidera, la mediatrice rimarrà in contatto con l'informatore per tutta la durata del procedimento. Tuttavia, è l'informatore a decidere come organizzare i contatti.
Se la segnalazione non è plausibile, il procedimento viene interrotto e l'informatore viene informato.
Chiarimenti sui fatti
Il Consigliere generale chiarisce i fatti del caso in consultazione con la Difensore civico, utilizzando appieno le risorse a sua disposizione, caso per caso, come richiesto e in modo tempestivo. Il primo passo è verificare se sono disponibili informazioni sufficienti per chiarire i fatti del caso. In caso contrario, il whistleblower verrà contattato dal difensore civico per richiedere ulteriori informazioni.
Se il contatto non è desiderato e non è possibile raccogliere altre informazioni sufficienti per chiarire i fatti, il procedimento sarà interrotto. Se non è possibile individuare una cattiva condotta o un rischio all'interno dell'azienda o tra i partner commerciali o i fornitori, anche il procedimento verrà interrotto. L'informatore sarà informato di conseguenza.
Sviluppo di soluzioni
Se viene individuata una condotta scorretta o un rischio, vengono elaborate misure preventive e/o correttive adeguate sulla base delle informazioni raccolte. Ove possibile, opportuno e auspicato dal segnalante, quest'ultimo sarà coinvolto nello sviluppo delle misure preventive e/o correttive.
Il whistleblower riceverà un riscontro dal difensore civico entro tre mesi dalla conferma di ricezione in merito alle misure previste e già adottate e alle relative motivazioni, nella misura in cui ciò non pregiudichi le indagini (interne) e i diritti delle persone oggetto di segnalazione e ciò sia possibile nell'ambito di quanto legalmente consentito.
Avvio delle misure correttive, follow-up e revisione dell'efficacia
Le misure preventive e/o correttive adottate sono avviate e la loro attuazione è seguita dal General Counsel o da un comitato appositamente nominato.
Il TQGG rivede inoltre l'efficacia della procedura di reclamo annualmente e su base ad hoc. In particolare, a questo scopo vengono utilizzati i feedback degli informatori. Se necessario, vengono apportate modifiche.
- Ci sono conseguenze negative da temere se faccio una denuncia?
Se fate una segnalazione in base alle vostre conoscenze e convinzioni, non subirete alcuno svantaggio all'interno dell'azienda. Tuttavia, TQGG si riserva il diritto di intraprendere azioni legali se presentate deliberatamente una segnalazione falsa o fatta in malafede o se voi stessi avete violato le regole di condotta applicabili.
- Cosa succede se il contenuto del rapporto si rivela poi falso?
È importante che al momento della segnalazione si ritenga o si presuma che il contenuto sia veritiero e che la segnalazione non sia stata fatta con intento abusivo. Se, dopo aver chiarito i fatti, si scopre che la segnalazione era infondata, non si devono temere conseguenze negative.
- Cosa succede se siete coinvolti in prima persona nel reclamo?
Anche in questo caso, siete invitati a riferire i fatti in questione. Al momento dell'indagine e dell'eventuale sanzione, si terrà conto di questo aspetto nella misura in cui ciò è legalmente possibile.
- Il whistleblower deve sostenere dei costi per l'utilizzo del sistema di whistleblower?
Non ci sono costi per l'informatore.
- Il riferimento crea un rapporto di clientela con il difensore civico?
No, non esiste un rapporto di clientela. L'ombudsman è e rimane un rappresentante autorizzato della TQGG. Tuttavia, il rapporto giuridico tra l'ombudswoman e la TQGG come cliente ha un “effetto (protettivo)” a favore del whistleblower. Ciò significa che l'ombudswoman può fornire all'informatore una consulenza informale sulle questioni pratiche del singolo caso, ma non può rappresentare i vostri interessi legali come “vostro” avvocato
